Como fazer a preparação para auditoria interna e externa na empresa

A auditoria é uma importante ferramenta para o desenvolvimento de uma organização porque permite verificar a eficácia das operações internas e descobrir pontos que podem ser melhorados.

Além disso, é um procedimento obrigatório em alguns casos — como para constatar que a empresa está apta a receber uma certificação —, mas muitos gestores ainda têm dúvidas sobre o processo de preparação para auditoria.

Pensando nisso, elaboramos este post para que você entenda as diferenças entre auditoria interna e externa, descubra como se preparar para ambas e aprenda a estruturar processos de auditoria em seu negócio. Confira!

Auditoria interna x Auditoria externa

Auditoria é um exame sistemático das atividades da empresa, a fim de comprovar se as operações estão de acordo com os objetivos previamente definidos. Esse procedimento pode ter diversas finalidades: contábil, operacional, fiscal, ambiental, trabalhista, de certificação etc.

Os programas de auditoria coletam fatos e evidências que apontam se as normas e/ou requisitos estabelecidos estão sendo atendidos. De modo geral, podemos dividir esse processo em dois tipos.

Auditoria interna

É realizada por um profissional da própria empresa, com o objetivo principal de atender as necessidades da administração. A análise visa aperfeiçoar os processos internos e estimular o cumprimento de políticas e normas.

Seu trabalho é contínuo e auxilia o conselho administrativo a tomar decisões mais eficazes e coerentes com o cenário atual. Embora seja subordinado à organização, o auditor interno deve ser independente das pessoas cujo trabalho vai examinar.

Auditoria externa

Feita por um profissional especializado no assunto e contratado especialmente para esse fim, ou seja, independente da administração. O trabalho do auditor externo é periódico, geralmente semestral ou anual. 

O principal objetivo é atestar a terceiros que o negócio adota boas práticas de governança corporativa e, com isso, aumentar sua credibilidade perante os stakeholders (clientes, investidores, fornecedores, comunidade, entre outros).

Dicas de preparação para auditoria

Se você vai passar por um processo de auditoria e não sabe se sua organização está preparada, veja nossas dicas para começar.

Faça um planejamento anual

O plano anual deve conter as datas de início, de encerramento e das reuniões de auditoria. Também deve indicar quais departamentos serão auditados e o prazo para entrega do relatório final (documento emitido pelo auditor).

O grupo diretor da empresa deve aprovar esse plano. A partir daí, se programe para que o dia agendado seja dedicado exclusivamente a essa atividade. 

Avise sua equipe

Após a aprovação do plano, avise os colaboradores sobre a data em que a auditoria será realizada. Eles também devem estar cientes do que poderá ser exigido durante esse procedimento. 

Com uma boa comunicação interna, todos os funcionários se sentirão mais seguros e cooperativos, o que é fundamental para que a auditoria aconteça com tranquilidade e ofereça os resultados esperados.

Crie um cronograma

A organização é indispensável na preparação para auditoria. Por isso, é recomendado elaborar um cronograma e disponibilizá-lo para todos os envolvidos. 

Nele, devem conter informações como: dia e horário da auditoria; atividades que serão avaliadas, nome dos envolvidos (auditores, responsáveis que podem esclarecer dúvidas) e outros pontos que sejam pertinentes, conforme cada caso.

Padronize os procedimentos

A auditoria tem como objetivo medir e identificar desvios nos padrões estabelecidos. Portanto, é essencial formalizar os procedimentos internos e atuar com transparência.

Elabore manuais detalhados sobre suas operações e as funções de cada empregado. Busque, ainda, garantir que cada funcionário conheça esses padrões e saiba distinguir o que deve ou não ser feito em seu trabalho. 

Realize simulações e testes

O auditor poderá aplicar testes para medir processos internos, variando de acordo com as características de cada área e da empresa como um todo.

Na hora de fazer a preparação para auditoria, é possível efetuar simulações. O objetivo é observar e corrigir com antecedência alguns aspectos que poderão ser apontados pelo auditor.

Saiba como lidar com os auditores

Durante o procedimento é preciso trabalhar em parceria com os auditores. Seja hospitaleiro, honesto e transparente. Ao responder perguntas, demonstre segurança e objetividade.

Nunca dê opiniões particulares ou recuse informações solicitadas. Também é indicado sempre acompanhar o auditor e supervisionar o modo como ele se comporta em relação aos funcionários e às questões analisadas.

Utilize os resultados a seu favor

Lembre-se: tão importante quanto a preparação para auditoria é saber o que fazer depois dela. Além de gerar relatórios, converse com sua equipe, peça opiniões sobre o procedimento e anote as sugestões.

Utilize todas essas informações como base para implementar mudanças no futuro e aprimorar o desempenho da organização. 

Passos para montar processos de auditoria

Quer implementar um programa de auditoria interna? Separamos alguns passos que você deve seguir:

Planeje com antecedência

Para ser eficaz, a auditoria precisa de um bom planejamento. Defina sua finalidade, o objeto a ser auditado e quais critérios serão utilizados. Especifique a equipe que realizará esse trabalho e quem será o líder. Determine as atividades que serão executadas, os documentos necessários e estabeleça prazos.

Siga a programação

Toda auditoria é realizada em etapas (reunião de abertura, visita às instalações, reuniões periódicas, entre outras). Os prazos até podem ser flexibilizados, mas o ideal é que tudo aconteça como foi estipulado no cronograma para não prejudicar a produtividade e o desempenho geral da empresa.

Faça um checklist

Caso a organização esteja tentando receber alguma certificação, uma dica é criar um checklist que ajude a visualizar se o objeto auditado está se enquadrando nos padrões e normas previamente estabelecidos. Cabe ressaltar que esse documento deve ser elaborado de acordo com a realidade do negócio.

Controle os relatórios

De nada adianta concluir as auditorias e não fazer relatórios. Estes servem para que a companhia saiba onde e como melhorar a partir dos resultados. Portanto, entregue-os, no máximo, após uma semana.​ Reúna fatos relevantes que foram observados, sugestões para que a área melhore e ​também os comentários do auditado.

A preparação para auditoria é uma das etapas necessárias para receber a certificação Top Employers, que é reconhecida mundialmente e capaz de identificar as organizações que adotam as melhores práticas de gestão de pessoas. 

Agora que você já sabe como fazer auditoria, entre em contato conosco e se destaque no mercado competitivo!