Jak chińscy Top Employers zadbali o swoich pracowników w dobie pandemii?
Trwa kolejny tydzień walki z koronawirusem, rośnie liczba ofiar śmiertelnych, państwa zamykają swoje granice i wprowadzają kwarantannę. Koronawirus zainfekował też gospodarkę. Jak w tej nowej rzeczywistości odnajdują się pracodawcy, jak organizują pracę, jak dbają o swich pracowników i biznes?
Pandemia, której doświadczamy odsłania prawdziwą kulturę korporacyjną i podstawy jej działania. Czy organizacje naprawdę stawiają swoich pracowników na pierwszym miejscu? Czy są wystarczająco zwinne i elastyczne, aby przetrwać w nieprzewidywalnym świecie? Wielu liderów HR zadaje sobie pytanie, w jaki sposób mogą zapewnić wsparcie swoim pracownikom w tym krytycznym czasie?
W Chinach, gdzie wykryto śmiertelnego wirusa, wielu pracowników i nie tylko tych związanych z branżą medyczną, walczyło z pandemią już od dnia, w którym świętowano Chiński Nowy Rok. Pozostali zostali objęci ścisłą kwarantanną w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się wirusa. Nasi koledzy z Top Employers Institute w Chinach zebrali najlepsze praktyki od czterech organizacji nagrodzonych certyfikatem Top Employers 2020: Wyeth Nutrition, Covestro, Roche Pharmaceuticals i Roche Diagnostics dotyczące walki o przetrwanie swoich organizacji oraz jej pracowników.
Agile i komunikacja
Aby zmniejszyć niepokój wśród swoich pracowników, firma Roche Diagnostics ogłosiła, wykorzystując pocztę elektroniczną i aplikację WeChat (największa w Chinach aplikacja do przesyłania wiadomości) już na wczesnym etapie epidemii, politykę dotyczącą przedłużenia wakacji i zasad dotyczących pracy w domu. Ta szybka, wczesna i przejrzysta komunikacja uspokoiła pracowników Roche i wyeliminowała element niepewności.
Roche Pharmaceuticals, jako lider w dziedzinie onkologii, uznał, że pacjenci chorzy na raka będą narażeni na większe ryzyko, nie tylko z powodu wirusa, ale także z powodu braku zasobów medycznych oraz krajowych obostrzeń dotyczących kwarantanny. Od momentu pojawieniu się informacji o wzmożonej liczbie zarażonych, organizacja rozpoczęła kampanię informacyjną wykorzystując specjalistyczną platformą cyfrową oraz wsparcie wiodących ekspertów w dziedzinie nowotworów, aby zapewnić kompleksową usługę informacyjną dla chorych pacjentów.
Pracownicy Roche Pharmaceuticals zrezygnowali z okresu wakacji i stawili się w pracy aby wesprzeć medyczną linię produkującą leki niezbędne do leczenia wirusów. Pracownicy otrzymali również wsparcie od zarządzających firmą. Dyrektor generalny i wiceprezes HR przybyli do fabryki, aby wyrazić swoje uznanie dla pracujących a ponieważ firmowa stołówka była nieczynna zatroszczyli się o specjalne pakiety lunchowe dla pracowników.
Roche Pharmaceuticals i Roche Diagnostics w Chinach przekazały pieniądze, leki i środki medyczne o wartości ponad 24 milionów RMB dla szpitali w całym kraju.
Covestro China, jeden z największych producentów polimerów na świecie, pokazał również, jak ważna jest zwinność, terminowość i empowerment w reakcji na wybuch niespodziewanej epidemii. Także i teraz natychmiast wprowadzono pełen zestaw procedur zarządzania kryzysowego, które umożliwiły firmie podejmowanie właściwych działań w nowej sytuacji.
Od 20 stycznia Covestro zapewnia swoim pracownikom stałą aktualizację informacji na temat wirusa i środków zapobiegawczych. Przed Chińskim Nowym Rokiem powstał w Covestro Zespół Zarządzania Kryzysowego, kierowany przez jej prezydenta, Holly Lei, oraz zespół przedstawicieli wszystkich jednostek Covestro, aby gromadzić i udostępniać lokalne informacje. Od tego czasu zespół nieustannie dostosowuje sposób współpracy w celu zwiększenia efektywności i szybkości reakcji.
Dzięki pracy pracowników Wyeth Nutrition, firmy z ponad 100-letnią historią, została zapewniona stała dostępność odżywczych produktów dla matek i niemowląt. Ponadto przed Chińskim Nowym Rokiem firma wdrożyła specjalny plan, tak aby zapewnić stabilizację cen, gwarancję jakości i terminowości dostaw.
Well being w dobie kryzysu
Zachowanie dobrej kondycji psychicznej ma kluczowe znaczenie w czasach niepewności i kryzysu. Wszyscy czterej Top Employers, uruchomili programy pomocy pracownikom (EAP) z całodobowymi telefonami zaufania oferującymi doradztwo i pomoc dla swoich pracowników i ich rodzin. Ponadto organizacje te przeprowadziły także kampanie zachęcające pracowników do dzielenia się online swoimi historiami / filmami / zdjęciami, aby pokazać odporność i siłę zarówno pracowników jak i całych społeczności w tej trudnej sytuacji. Była to także wielka szansa dla pracowników na poznanie i wykorzystanie swoich talentów, które mogły posłużyć do wzajemnego wsparcia. Ponadto Covestro zapewnił siłownię internetową, która pomogła pracownikom w zachowaniu kondycji podczas przymusowego pobytu w domu.
Firma Roche Pharmaceuticals wprowadziła również zasady dotyczące bezpieczeństwa dla swoich pracowników, m.in. takie jak zakup niezbędnych leków wraz z dostawą do domu. Ponieważ większość pracowników zaczęła wracać do biura na początku marca, firma wyremontowała stołówkę, zmieniając jej liczebność z 500 osób na 200, aby zwiększyć przestrzeń jadalną i zmniejszyć ryzyko infekcji. Ponadto wszystkie stare przybory kuchenne zostały zastąpione przyjaznymi dla środowiska i ulegającymi rozkładowi jednorazówkami.
Rola Executive Managementu
W sytuacjach kryzysowych kluczową rolę odgrywa postawa i zangażowanie kierownictwa. Wyeth Nutrition zaprosił chińskich top menedżerów do dołączenia do programu na żywo „Boss Online” drugiego dnia po powrocie do pracy. Program przyciągnął ponad 8 300 widzów i otrzymał ponad 3600 komentarzy. Top menedżerowie pomogli odpowiedzieć na pytania pracowników dotyczące zaktualizowanych środków zapobiegawczych, wpływu pandemii na cele biznesowe i strategię 2020, czy jak obecnie sprostać wyzwaniom rekrutacyjnym. Ta przejrzysta wzajemna komunikacja znacząco wpłynęła na zaufanie pracowników do firmy.
Ponieważ wiele prowincji w Chinach zostało całkowicie zablokowanych przez kwarantannę, dział logistyki Wyeth zoptymalizował organizację pracy. Zespoły w różnych miastach wsparły się nawzajem w sytuacjach awaryjnych. Lokalnie koledzy pomagali tym, którzy nie mogli wrócić do pracy, realizując dostawy produktów. W Suzhou dyrektor generalny dołączył do linii produkcyjnej, pakując, naklejając etykiety i wysyłając ponad 10 tys. dostaw. To była wspólna misja, która pozwoliła każdemu pracownikowi Wyeth zmobilizować się i sprostać wyzwaniom. Oprócz przekazanych ponad 37 milionów RMB, produktów odżywczych i gotówki Wyeth Nutrition otworzył możliwość dla dzieci pracowników służby zdrowia do aplikowania do programów stażowych. Będą oni mieli pierwszeństwo w procesie rekrutacji i prowadzenia rozmów kwalifikacyjnymi. Dla pracowników z epicentrów wybuchu pandemii Wyeth zapewnił również inne świadczenia, w tym zwiększone płace, zasiłki, itp. Te dodatkowe środki jasno pokazały, że Wyeth rzeczywiście jest pracodawcą, który stawia ludzi na pierwszym miejscu.
Digitalizacja i elastyczne systemy pracy
W ciągu ostatnich pięciu lat byliśmy świadkami wzrostu liczby organizacji zapewniających elastyczne warunki pracy dla swoich pracowników. Wyniki badania Top Employers China 2020 pokazały, że wśród 99 certyfikowanych firm 64% zapewnia elastyczne harmonogramy, 37% pracę zdalną, 100% programy szkoleniowe online (zawsze dostępne), 86% mobilne uczenie się. Okazało się, że właśnie te firmy, które zadbały o powyższe elementy wcześniej, teraz w dobie pandemii, mają narzędzia do sprawnego zarządzania i pomocy pracownikom.
Na przykład Roche Diagnostics wprowadził tzw. „wczesny piątek” każdego tygodnia (skrócenie czasu pracy) i jeden dzień w miesiącu pracy zdalnej. W odpowiedzi na wybuch epidemii firmy Roche Pharmaceuticals, Covestro i Wyeth Nutrition wprowadziły również elastyczne zasady pracy dla wszystkich pracowników, którzy mogli korzystać z elastycznych godzin pracy lub pracy z domu.
Jednak kiedy praca z domu stała się przymusowa dla prawie wszystkich pracowników korporacje musiały upewnić się, że ich infrastruktura jest gotowa do przejścia do pracy zdalnej. Musieli zmierzyć się z wieloma pytaniami, np.: jak zwiększyć stabilność internetu podczas korzystania z VPN, jak szkolić kierowników liniowych w korzystaniu z narzędzi do przeprowadzania rozmów wideo, tak aby zapewnić dobre doświadczenia zarówno pracownikom, jak i kandydatom w procesach rekrutacyjnych oraz jak pomóc pracownikom w osiągnięciu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym w niespotykanych dotąd okolicznościach.
Wyeth Nutrition Business School wprowadziła specjalne programy edukacyjne podczas trwania pandemii. Programy te składały się z ponad 200 bezpłatnych kursów obejmujących środki zapobiegania zakażeniom, przewodniki po zdrowiu psychicznym, zarządzanie mediami społecznościowymi, spostrzeżenia dotyczące zachowań konsumentów itp.
Podczas pandemii Covestro zbierał informacje o pracownikach za pośrednictwem krótkich kwestionariuszy na kanale korporacyjnym WeChat. Obejmowały one różne tematy, w tym stan zdrowia, historie podróży, możliwy kontakt z pacjentami, czas kwarantanny itp. Analizy uzyskanych danych zapewniły solidne wsparcie dla prognoz i ustaleń dotyczących wznowienia pracy. Okazało się, że przy założeniu ochrony prywatności digitalizacja HR maksymalizuje swoją wartość za pomocą analizy danych i inteligentnych narzędzi.
Firma Roche Diagnostics rejestrowała również informacje o zdrowiu wszystkich pracowników zgodnie z przepisami dot. kontroli chorób zakaźnych, a następnie co drugi dzień przeprowadzała ich weryfikację. Na podstawie zebranych wyników organizacja mogła szybko reagować na potrzeby tych, którzy najbardziej potrzebowali pomocy, m.in. organizując dostawy sprzętów i materiałów ochronnych.
W ostatnim dziesięcioleciu Społeczna Odpowiedzialność Biznesu (CSR) stała się jednym z głównych tematów w świecie biznesu. Kiedy mówimy o tym, jak dbać o osoby mniej uprzywilejowane w społecznościach, musimy również zmienić perspektywy dbania o naszych pracowników. W najbliższym okresie będziemy poszukiwać odpowiedzi na pytania czy naprawdę zaangażowaliśmy się w tworzenie lepszego świata pracy dla naszych ludzi i czy na pewno umieściliśmy ich bezpieczeństwo i dobre samopoczucie na pierwszym miejscu w naszym biznesie? Są to trudne pytania postawione przez pandemię koronawirusa a stojące przed wszystkimi organizacjami na całym świecie.
Katarzyna Konieczna
Dorota Łubek
Artykuł powstał w oparciu o blog Frances Song – marketing manager Top Employers Institute China, www.top-employer.com