Comment BAT France a réagi face à l'épidémie du COVID-19
Un dispositif de communication mis en place en amont de l'arrivée du virus en France
Dès les premiers signes annonciateurs du mois de janvier, et alors que le centre de l’épidémie se trouvait encore en Asie, l’équipe RH a instauré une communication interne (en français et en anglais) fréquente et dédiée au Coronavirus. Il s’agissait de communiquer sur la situation d’alors et prévenir tous les salariés qui avaient été amenés à se déplacer dans les zones à risque. La politique des déplacements a été revue, avec une interdiction de se rendre dans les régions touchées par le virus et les mesures de quarantaine ont été appliquées à tous les salariés qui en revenaient, quel qu’ait été le motif du déplacement.
Une équipe en charge du suivi de l’épidémie, composée de collaborateurs issus de différents départements de BAT France, a été montée et réunie quotidiennement. Parallèlement, plusieurs contacts ont été pris avec différents partenaires externes (Medef notamment), pour rester informé de la situation.
Des mesures prises au fur et à mesure des directives du gouvernement
Au fur et à mesure que l’épidémie se rapprochait de la France, BAT France a multiplié les messages sanitaires et relayé aux collaborateurs les annonces du gouvernement.
Peu après que la France ait connu les premiers cas sur son territoire, BAT France a, dès le début du mois de mars, fortement recommandé à ses collaborateurs de travailler autant que possible depuis leur domicile. Au moment de l’annonce des premières mesures prises par le gouvernement français, à la mi-mars (fermeture de tous les commerces non essentiels), BAT France a rendu le télétravail obligatoire pour tous les employés, quelques jours avant le confinement général du pays.
Ne pas perdre le lien
Depuis l’instauration des mesures de confinement, l’équipe en charge du suivi de l’épidémie continue de se réunir, en communiquant par vidéo conférence.
Un créneau hebdomadaire de visioconférence, réunissant la direction et l’ensemble des collaborateurs, a également été instauré. Il s’agit pour la direction de ne pas perdre le lien avec les employés, de communiquer les dernières informations (sanitaires comme business) et de répondre à toutes les questions légitimes qui se posent, dans une période aussi inédite qu’incertaine. Le message d’encouragement du PDG monde et de son conseil d’administration, destiné à l’ensemble des employés, a aussi été transmis.
L’équipe RH continue par ailleurs d’alimenter quotidiennement les employés par communication interne, au gré de l’évolution de la crise. De même, un dossier a été spécialement créé dans le groupe RH sur Microsoft Teams (plateforme collaborative utilisée par les employés de BAT).
Accompagner les collaborateurs dans leur travail au quotidien
Les employés sont en outre pris en charge pour qu’ils s’organisent au mieux dans leur travail quotidien. Le télétravail pouvant être un mode d’organisation nouveau pour un certain nombre de collaborateurs, ceux-ci sont accompagnés grâce à un partage de guides en ligne, via la création d’une page dédiée sur le site intranet de l’entreprise, mais aussi par le biais de vidéos de formation et de conseils sur la gestion du temps de travail pendant le confinement.
Consigne a été donnée aux managers de se rapprocher de leurs équipes et de faire preuve de souplesse quant à la gestion des temps de travail, en particulier pour les collaborateurs ayant des enfants en bas-âge
Enfin, BAT France a annoncé un certain nombre de mesures pour s’adapter à la situation, dont une prise en charge forfaitaire des abonnements internet des employés.